Datenschutzerklärung

Sehr geehrte Kunden,

für den Fall, dass Sie im Rahmen einer Datenschutzerklärung weitergehende Informationen benötigen, haben wir Ihnen auf dieser Seite die wichtigsten Fragen zusammengestellt.

Bitte beachten Sie, dass diese Informationen teilweise vertraulich sind und nur zur Weitergabe innerhalb Ihres Hauses und z.B. an externe Berater gedacht sind, jedoch in der Regel nicht zur Veröffentlichung auf Ihrer Webseite. Wenn Sie Informationen veröffentlichen wollen, sprechen Sie dies bitte mit uns ab.

Das vorliegende Dokument beschreibt den Normalzustand, und den auch nur bezogen auf das Vertragsverhältnis zwischen Ihnen und uns. Ausdrücklich nicht in dieser Auflistung enthalten sind individuelle Vereinbarungen im Rahmen von Nicht-Standard-Produkten. Über den hier dokumentierten Rahmen hinaus gelten die entsprechenden Vorschriften hinsichtlich Datenspeicherung und Herausgabe an Ermittlungsbehörden. 

• Generell für alle Produkte: Im Rahmen unseres Netzbetriebs erfassen und analysieren wir (kurzfristig) die IP-Adressen und Transport-Ports der Gegenstellen, mit denen wir Daten austauschen (u.a. Ihrem PC/Netzwerk), um beispielsweise Angriffe etc. automatisiert erkennen zu können. Eine weitergehende Speicherung oder Auswertung erfolgt nicht.
• Im Rahmen Ihres Webhosting-Produktes, Ihrer von uns betriebenen Webseite oder Ihres von uns betriebenen Content-Management-Systems:
  • Alle Besucher Ihrer Webseite. Erfasst werden als personenbezogene Daten in erster Linie die (vollständige) IP-Adresse des Besuchers, die vom Browser übermittelten REFERER-Daten (z.B. Suchbegriffe, wenn der Zugriff aus einer Suchmaschine heraus erfolgt ist) sowie den übermittelten Benutzernamen (bei RFC 2617 Authorisierung, z.B. über den "Verzeichnisschutz"). Für das normale Webhosting-Angebot erfolgt eine automatisierte Auswertung aller Zugriffe und Veröffentlichung als sog. Weblog, hierbei werden jedoch keine individuellen Zugriffe aufgeführt, sondern lediglich eine Zusammenfassung (z.B. "IP-Adressen mit den meisten Zugriffen"). Eine automatisierte Auswertung der IP-Adressen in Bezug auf andere von uns erhobene Daten, bspw. Logfiles anderer Kunden, erfolgt nicht.
  • Als Besucher Ihrer Webseite zählen ebenfalls Mitarbeitende, die sich in einen geschlossenen Bereich einloggen oder in der Redakteurs-/Administrations-Oberfläche des Systems (z.B. TYPO3-Backend) arbeiten.
  • Zugriffe über andere Wege (z.B. FTP) auf dieses Produkt.
  • Wichtiger Hinweis: Neben der Erfassung und Auswertung durch uns könnte Ihre Webseite auch eine eigene Erfassung/Verarbeitung (z.B. TYPO3-Statistik-Extensions) oder eine Erfassung/Verarbeitung durch Dritte (z.B. Google Analytics) erfolgen!

• Im Rahmen Ihrer von uns betriebenen Mail-Lösungen:
  • Absender- und Empfänger-Mailadresse jeder angenommen, abgeschickten, durchgeleiteten oder abgewiesenen Mail, darüber hinaus Servername und IP-Adresse der beteiligten fremden Mail-Server.
  • Zugriffe durch den Kunden, z.B. IMAP-Abruf, mit IP-Adresse und Benutzernamen des Clients und übertragenen Grund-Informationen (wie viele Mails befanden sich in der Mailbox, wie viele wurden vom Kunden gelöscht), jedoch nicht mit inhaltlichen Details (z.B. welche Mails).
  • Angaben zum Analyseergebnis von Spam- und Virenscannern (Name des gefundenen Virus, Name der Spam-Regeln, die zugetroffen haben, Punktebewertung).
  • Der Inhalt jeder (auch von anderen unserer Kunden) empfangenen Mail wird zur Viren- und Spamfilterung vollautomatisiert überprüft, jedoch nicht gespeichert. (Außer natürlich die Speicherung im User-Postfach)
  • Bei Verwendung von SMS- oder Fax-Weiterleitung werden die Zielrufnummer, die Anzahl der SMS/Fax-Seiten sowie der Zeitpunkt der Aussendung gespeichert und im Rahmen der Rechnungsstellung automatisiert verarbeitet.

• Im Rahmen Ihrer von uns betriebenen Telefonanlage:
  • Anrufe in alle Betriebsrichtungen (eingehend, ausgehend, intern) mit genauen Angaben zum beteiligten Endgerät, zur gewählten Rufnummer und daraus ableitend zur Tarifzone und zum ggf. beteiligten Netzbetreiber, zum Start- und Endzeitpunkt des Gespräches und zum Auslösegrund ("Trennungsgrund", z.B. besetzt).
  • Im Rahmen des Leistungsmerkmals "Mitschneiden von Gesprächen" werden die betroffenen Anrufe automatisch aufgezeichnet und verarbeitet (Transport zum Download-Server), jedoch inhaltlich nicht analysiert.
  • Im Rahmen von ACD-Konfigurationen werden besondere Ereignisse innerhalb eines Anrufs protokolliert, insbesondere bei rechtlich relevanten Ereignissen (z.B. Abspielen der Ansage, die den Anrufer über das Aufzeichnen dieses Gespräches informiert).
  • Im Rahmen von Fax-Übertragung wird u.U. dokumentiert, dass eine Fax-Übertragung stattgefunden hat (auch wenn dieser Anruf aus unserer Sicht ein normales Telefonat war, dessen Inhalt uns nichts angeht). Im Rahmen von Fax-Übertragungen über unsere Fax-Server werden zudem die Fax-Trägerinformationen (Absenderkennung etc.) dokumentiert und verarbeitet.
  • Protokolle ("Traces") Ihrer Telefonanlage zur Störungsdiagnose, diese enthalten umfangreiche Details (genaue Signalisierung auf Protokollebene) über alle Events (einschließlich solcher im Ruhezustand, z.B. Steuerung der Displaytexte oder Status-LEDs). Diese Traces werden nicht automatisiert verarbeitet, lediglich archiviert.
  • Im Rahmen unserer Serverüberwachung prüfen und dokumentieren wir auch die Erreichbarkeit evtl. an Ihren Standorten betriebenen VPN-Endpunkte (und damit, ob Ihr Netzwerk gerade online ist oder nicht).

• Im Rahmen Ihres von uns geschalteten Breitband-Internetzugängen (z.B. DSL):
  • Einwahlen der CPE (z.B. DSL-Modem/DSL-Kennung), zugewiesene IP-Adresse, Trennungsgrund sowie die dazwischen in die Betriebsrichtungen Up&Down übertragene Datenmenge.

• Bei allen Produkten, bei denen Sie Speicherplatz bei uns nutzen, bestimmen Sie natürlich zunächst selbst, welche Daten wir speichern. Dazu gehört Ihr Webspace, Ihr Intranet, dazu gehört Ihr Mail-Postfach (ggf. incl. Kalender, Adressbuch etc), aber auch z.B. Ihre Voicemail-Box. Wenn Sie diese Daten löschen (einschl. "Leeren" des Papierkorbs), werden diese Informationen auch bei uns gelöscht, sind jedoch im Rahmen von Backups je nach Produkt evtl. sogar mehrere Wochen noch wiederherstellbar.
• Die o.g. automatisch erfassten Daten werden je nach Produkt in der Regel zwischen sieben und 30 Tagen aufbewahrt. Davon ausgenommen sind
  • Informationen, die zur Abrechnung benötigt werden (z.B. verschickte SMS). Diese werden in unserem Rechnungssystem bis 80 Tage nach Rechnungsstellung vorgehalten.
  • Informationen, deren Download-Möglichkeit als Feature zur Verfügung steht (z.B. Weblogs, Anruflisten Ihrer Telefonanlage). Diese werden (ggf. zusammengefasst und nicht als Rohdaten) während der gesamten Vertragslaufzeit (aus technischen Gründen je nach Produkt auch darüber hinaus teilweise bis zum Ende des Kalenderjahres, in dem der Vertrag endet, mindestens jedoch 30 Tage) gespeichert.
  • Protokolle ("Traces") Ihrer Telefonanlage werden aus technischen Gründen erst nach mehreren Monaten gelöscht.

• Daten, die im Rahmen von Supportfällen zur reinen Analyse erhoben wurden, löschen wir nach Beendigung des Support-Falles. Das Analyseergebnis oder Teile davon werden möglicherweise in unserem Ticketsystem dokumentiert, diese Daten werden nicht automatisch gelöscht.

Im Rahmen Ihrer Webanwendung können Sie Webseiten-Statistiken mit unserem Produkt "HostedPiwik" (basiert auf der OpenSource-Software Matomo) erfassen lassen. Hierfür gelten folgende Informationen:

• Der Betrieb der Matomo-Software läuft auf unseren eigenen Servern (d.h. alle weiteren Angaben zum Serverbetrieb gelten auch da unverändert)
• Matomo speichert zu den besuchenden Personen die anonymisierte IP (s.u.), eindeutige IDs zur Wiedererkennung, REFERRER (wo kommt der Klick her), Verhalten und Interaktionen (aufgerufene Seiten, Verweildauer, interne Suche, abgespielte Medien) und Angaben zur Technik (Browser, Betriebssystem, Auflösung usw)
• Sofern richtig eingebunden, wird Matomo über ein Consent-Tool nachgeladen, d.h. all das wird nur erfasst, wenn die Person ausdrücklich zugestimmt hat. Das Consent-Tool bietet auch eine Möglichkeit der nachträglichen Änderung der Zustimmung  
• Die IP-Adresse der besuchenden Person wird anonymisiert auf die ersten zwei Bytes (also eine NetCologne-IP-Adresse 87.78.123.45 wird als 87.78.0.0 gespeichert). Daraus kann man den Provider und das Land, ggf. auch eine genauere Region ablesen, aber nicht einen einzelnen Internet-Zugang identifizieren/wiedererkennen
• Die Rohdaten werden 24 Monate gespeichert. Die daraus errechneten Statistiken (z.B. Gesamtsumme aller Zugriffe) bleiben bis zur Abschaltung des Accounts erhalten
• Während Serverlogs usw. in der Regel nur für uns gedacht sind, um Störungen, Angriffe etc. zu identifizieren, sind die Matomo-Daten ausdrücklich für Sie gedacht, um den Erfolg Ihrer Webseite zu messen. Entsprechend haben Sie auf die Statistiken auch direkten Zugriff.

Weitere Datenschutz-Hinweise zu Matomo finden Sie auch auf der Webseite des Bundes-Datenschutzbeauftragten.

• Logischen Zugang (Zugang zum Serverinhalt) hat ausschließlich unser eigenes Personal. Der Zugriff auf die Server erfolgt jeweils verschlüsselt, die Anzahl der zugriffsberechtigten Personen innerhalb des jeweiligen Unternehmen wird so gering wie operativ nötig gehalten, gleiches gilt für die Anzahl der zugangsberechtigten Personen zur jeweiligen Rechenzentrums-Fläche.
• Physikalischen Zugang (Zugang zu den Geräten) hat darüber hinaus der jeweilige Rechenzentrums-Betreiber. Der größte Teil unserer Produkte läuft auf unseren eigenen Servern in mehreren örtlich getrennten Düsseldorfer Rechenzentren der WIIT AG, Joachim-Erwin-Platz 3 40212 Düsseldorf. Der Zugang durch den Rechenzentrums-Anbieter erfolgt lediglich im Rahmen von gezielten Aufträgen (sog. Remote Hands, z.B. Neustart eines Servers), wobei das Personal des Rechenzentrums-Anbieters nicht mit enthaltenen Daten in Berührung kommt. Der physikalische Zugang ist entsprechend mehrfach überwacht, die entsprechenden Rechenzentrums-Standorte sind sicherheitstechnisch auf dem aktuellen Stand. 
• Darüber hinaus, auch zur Erhöhung der Redundanz, nutzen wir Miet-Server (dediziert und virtuell) sowie Infrastructure-as-a-Service-Angebote der Gridscale GmbH, Köln und der Hetzner Online GmbH, Gunzenhausen. 
• Alle Anbieter entsprechen unseren Anforderungen an digitale Souveränität und sind rein europäische Konzerne ohne US-Hintergrund, die WIIT-Mutterfirma kommt aus Italien, GridScale ist eine Tochter des französischen OVH-Konzerns und Hetzner ist in deutschem Familienbesitz.  
• Zugang zu ausgewählten Kundendaten haben für den regelkonformen Betrieb des jeweiligen Produktes notwendige Dienstleister (z.B. bei Inhaberdaten bei von uns geschalteten Domains oder Telefonnummern).
• Der Zugang über das Internet wird nach aktuellem Stand der Technik reglementiert, Firewalls, ACL-Policies, VPNs uvam. sorgen dafür, dass kein unbefugter Zugang von Außerhalb möglich ist.
• Neben Datenschutz-Bedingungen gelten für uns auch die §§166 Telekommunikationsgesetz (Sicherheitskonzeptes hinsichtlich Datensicherheit, Datenintegrität uvam. mit regelmäßiger Prüfung durch die Bundesnetzagentur) sowie 45g TKG (Regelmäßige Überprüfung abrechnungsrelevanter Komponenten).

• Die Verfügbarkeit unserer Produkte, sofern nicht anders vereinbart, beträgt laut AGB 95% im Jahresmittel. Lassen Sie sich nicht blenden: Das bedeutet rechnerisch, dass wir theoretisch noch vor Weihnachten alle unsere Systeme für den Rest des Jahres abschalten könnten. Natürlich sind wir in der Praxis besser als auf dem Papier, die Verfügbarkeit der letzten Jahren lag bei über 99,99% im Mittel über alle unsere Produkte. Bei Bedarf garantieren wir Ihnen das auch gerne im Rahmen eines (kostenpflichtigen) Service-Level-Agreements mit einer Vertragsstrafe, falls wir das nicht erfüllen.
• Die Speicherung der eigentlichen Nutzdaten erfolgt bei uns intern unverschlüsselt - das wäre auch nicht anders praktikabel, da wir zum Betrieb der Systeme ja Zugriff auf diese Daten brauchen. Die Übertragung der Daten innerhalb unserer Systeme erfolgt, wenn je nach Protokoll möglich, verschlüsselt. Die Speicherung von Passwörtern erfolgt abhängig vom System in der Regel einwegverschlüsselt (Hash-Wert), so dass das Passwort durch uns nur kontrolliert, aber nicht entschlüsselt werden kann.
• Im Notfall erreichen Sie uns rund um die Uhr telefonisch. Außerhalb unserer Bürozeiten erreichen Sie unter 0221 / 96 98 96 67 unsere Rufbereitschaft - im seltenen Fall, dass der jeweilige Kollege den Anruf nicht selbst annimmt, werden Sie nach wenigen Minuten mit einem CallCenter verbunden, das Ihr Anliegen aufnimmt und eine Alarmkette abtelefoniert. Sollte wider Erwarten unsere eigene Bürorufnummer auch von einer Störung betroffen sein oder Sie mit einer Bearbeitung einer Entstörung nicht zufrieden sein, wäre die nächste Eskalationsstufe Herr Joern Dost unter 0179 / 492 492 9.
• Wir verwenden Markengeräte (in der Regel DELL) mit echter "Server-Hardware", bei der beispielsweise ein defektes Netzteil auch im laufenden Betrieb ohne Datenverlust getauscht werden kann ("RAID").
• Alle unsere Standard-Produkte werden regelmäßig gebackupt, die Speicherung er Backups erfolgt z.B. bei unserer Haupt-Technik in Düsseldorf in einem anderen Rechenzentrums-Komplex (anderes Gebäude in fußläufiger Entfernung), die Übertragung der Daten erfolgt über eine eigene (angemietete) Glasfaser-Strecke innerhalb dieses Industriegebietes.
• Alle Rechenzentrums-Flächen entsprechen höchsten Sicherheitsstandards, von Zugangskontrolle über Kameraüberwachung bis hin zur automatischen Edelgas-Feuerlöschung. Am Standort Düsseldorf betreiben wir in den Rechenzentrums-Flächen alles selbst, d.h. wir konfigurieren und kaufen die Server bei DELL nach unseren Wünschen, bauen sie selbst in unsere Schränke, es sind unsere Core-Switches, wir verwalten das Firewall-Cluster, unser Rechenzentrums-Vermieter hat "nur" physikalischen Zugang zu den Räumlichkeiten. 
• Wir legen bei der Auswahl unserer Lieferanten Wert auf Professionalität und darauf, hinter die Kulissen gucken zu können. Unsere Lieferanten gehören im Normalfall zu den führenden Anbietern ihres Marktsegments, und zu fast allen wichtigen Lieferanten gibt es langjährige persönliche Kontakte auf Geschäftsführungs-Ebene - in einigen Fällen wurden die Lieferanten sogar von unseren Team-Mitgliedern selbst gegründet.
• D&T Internet ist ein rein inhabergeführtes Unternehmen (Gesellschafter sind die beiden Gründer Joern Dost und Rolf Thiele sowie der seit 2009 zum Team gehörende Mitarbeiter Stefan Bublies) ohne Fremdkapital und existiert als Einzelunternehmen der beiden Gesellschafter seit 2001, unter dem Namen D&T Internet seit dem 01.01.2004 (Umfirmierung zur GmbH erfolgte 2009). 

• Firma: D & T Internet GmbH, Fliederweg 127, 51143 Köln
• Geschäftsleitung: Joern Rüdiger Dost, Köln (Geschäftsführer, stets einzelvertretungsberechtigt mit Befreiung nach §181 BGB) und Rolf Stephan Fader geb. Thiele, Köln (Prokurist)
• Verantwortlicher DV-Leiter: Joern Dost
• Ansprechpartner rund um Datenschutz-Erklärungen, §11-Verträgen etc: Joern Dost
• Datenschutzbeauftragter: Jochen Ewald