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Im DRKCMS gibt es fertige Module für Online-Spende per Lastschrift oder PayPal, sowie ein Formular "Mitglied werden". In diesem Hilfeartikel möchten wir Ihnen erklären, wie Sie diese Formulare nutzen können.
Generelle Funktionsweise
Die o.g. Formulare (mit Ausnahme PayPal, dazu später mehr) interagieren mit dem Softwarekonstrukt rund um die DRK-Kundendatenbank in Berlin. Im DRKCMS findet nur die Formular-Eingabe statt, danach werden die Daten automatisch nach Berlin übermittelt und können dort von abgerufen oder weiterverarbeitet werden.
Sowohl die Online-Spende, als auch das Formular "Mitglied werden" sind technisch dabei nahezu gleich. Der Unterschied zwischen beiden Vorgängen besteht im Prinzip nur in der Häufigkeit (Online-Spenden sind sowohl regelmäßig als auch einmalig möglich) und in der Art der Vertragsbeziehung mit Ihrem Förderer.
Was hat es mit dem API-Key auf sich?
Um die Formulare nutzen zu können, muss Ihr DRKCMS mit dem sog. API-Key mit Berlin "verbunden" werden. Der API-Key ist das Verbindungspasswort zu den Systemen in Berlin, Sie finden ihn in der Benutzerverwaltung und wenn Sie bei der Installation Ihres DRKCMSes unserem Assistenten den API-Key eingetragen haben, ist er im DRKCMS bereits überall gesetzt. Ansonsten können Sie ihn im Konstanten-Editor bei den einzelnen DRK-Erweiterungen nachtragen.
Über den API-Key bekommt das Formular auch automatisch seine Eckdaten (Gliederung mit Anschrift usw.) mitgeteilt, die im SEPA-Mandatstext angezeigt werden. Weitere Konfiguration (sind Firmenspenden erlaubt? Welche Spendenbeträge sind möglich?) nehmen Sie im Konstanten-Editor der jeweiligen DRK-Erweiterung vor.
Der Konstanten-Editor ist Teil des Template-Moduls, in dem Sie Ihre Webseite auch kaputtkonfigurieren können. Sie erreichen ihn (als Admin) im Modul Template, dann i.d.R. als erstes auf "Startseite" im Seitenbaum", dann im obersten DropDown-Menü "Konstanten-Editor" auswählen, und dann in der Kategorie die gewünschte DRK-Erweiterung auswählen, die Sie konfigurieren möchten.
Achtung: Nicht ohne Grund sind Hinweise, Warnungen und Tipps zur Fehlervermeidung oder -beseitigung Teil unserer Admin-Schulung. Sie können im Template-Modul sehr einfach Ihr DRKCMS stören, mögliche Fehler fallen erst verspätet und an anderer Stelle auf, und eine Fehlerbehebung durch uns ist in allen Fällen kostenpflichtig.
Wie kommt man an die Spenderdaten?
Für Nutzer des FMV-Moduls
Nachdem ein Förderer das Formular ausgefüllt hat, landen die Spendenanfragen in einer Queue und müssen manuell gesichtet werden. Loggen Sie sich hierzu in der KDB/FMV ein, wechseln Sie in das Modul Fördermitglieder und Sie sehen in der linken Menüleiste den Menüpunkt "Online-Anmeldungen" zusammen mit einer Notification-Angabe (rot markierte Zahl), wie viele Anmeldungen in der Warteschlage sind.
Klicken Sie diesen Menüpunkt an und Sie können den Spender wahlweise verwerfen (wenn es sich um Tests oder Spaß-Spenden handelt) oder die Daten in Ihre FMV übernehmen. Die KDB verfügt an dieser Stelle über eine automatische Doubletten-Erkennung: Wenn die Person schon in der KDB vorhanden ist (z.B. weil ein bestehendes Fördermitglied zusätzlich eine einmalige Online-Spende getätigt hat), dann wird der (vermutete) Treffer Ihnen direkt angezeigt und Sie können diese verknüpfen.
Sobald Sie diese manuelle Sichtprüfung bestätigt haben, ist Ihr Spender/Neumitglied in der FMV erfasst und wird mit dem nächsten Lastschriftlauf automatisch eingezogen.
Zusätzlich erhält der in der Benutzerverwaltung und Dienstleistungsdatenbank konfigurierte Mitarbeiter, der in Ihrem Kreisverband für Fördermitgliedschaften zuständig ist, eine E-Mail mit einem Ticket-Link. Darüber kann er sich die Daten des Spenders anzeigen lassen. Diese Mail hat aber rein informativen Charakter, damit die Neuanmeldung (die im KTV-Modul ja optisch durch die Notification-Zahl hervorgehoben wird) nicht unnötig lange auf Bearbeitung warten muss.
Für Nutzer anderer Fördermitglieder-Verwaltungssysteme
Sobald der Spender das Formular ausgefüllt hat, erhält der in der Benutzerverwaltung und Dienstleistungsdatenbank konfigurierte Mitarbeiter, der in Ihrem Kreisverband für Fördermitgliedschaften zuständig ist, eine E-Mail mit einem Ticket-Link. Darüber kann er sich die Daten des Spenders anzeigen lassen und in ein System Ihrer Wahl überführen. Aus Datenschutzgründen tauchen die Spenderdaten nicht direkt in der E-Mail auf, sondern können nur aus dem Ticketsystem-Modul der KDB abgerufen werden.
Für alle weiteren Schritte (Mails an den Spender, Spendenquittung, Lastschrift-Einzug) ist Ihr anderes FM-Verwaltungssystem zuständig.
Tipp: Wenn Sie noch keine (vernünftige) Fördermitgliederverwaltung nutzen, oder offen für einen Wechsel sind, gucken Sie sich das FMV-Modul der KDB einmal genauer an. Bei der Hochwasserkatastrophe 2021 konnten die betroffenen Kreisverbände, die das Modul nutzen, tausende Spenden mit wenigen Handgriffen weiterverarbeiten (während eine manuelle Dateneingabe in ein anderes System mehrere Tage Arbeit verursacht hätte).
Für Ortsvereine
Als Ortsverein gibt es zwei mögliche Wege:
- Sie nutzen die Systeme Ihres Kreisverbandes (ggf. auch deren FMV-Modul zur Bearbeitung) und arbeiten mit dem API-Key Ihres KVs. Einzug des Geldes (und Zuordnung auf Ihren OV) übernimmt dann Ihr Kreisverband.
- Sie nutzen die KDB-Systeme direkt als Ortsverein. Weitere Informationen finden Sie hier.
PayPal-Spenden
Völlig gegensätzlich funktioniert die Online-Spende per PayPal:
- Sie benötigen dazu ein PayPal-Businesskonto
- Das PayPal-Konto sowie den Spendenzweck können Sie im Konstanten-Editor (s.o.) der Erweiterung "drk_donate" anpassen. Oder noch bequemer direkt bei der Installation in unserem Assistenten hinterlegen
- Nach Ausfüllen des Formulars wird Ihr Spender direkt zum PayPal-Bezahlprozess geführt. Eine Interaktion mit den Systemen in Berlin (KDB etc.) erfolgt nicht.