Voicebox-Konfiguration und -Fernabfrage

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Unsere Produkte HostedPBX und InstantPBX bieten verschiedene Möglichkeiten der Voicemail-Abfrage.

Die einfachste: Versand per Mail

  1. Klicken Sie im SwyxIt!-Client auf Einstellungen->Umleitungen konfigurieren und dort auf den Reiter "Standardvoicemail". (Administratoren einer HostedPBX können auch in der SwyxWare-Administration den betroffenen User doppelt anklicken und dann auf Umleitungen konfigurieren klicken).
  2. Dort können Sie die Begrüßungsansage auswählen, eine neue aufzeichnen oder eine vorhandene Sound-Datei hochladen. Vorhandene Sound-Dateien sollten das Format "16 Khz 16 Bit PCM mono" haben, da diese möglicherweise sonst gar nicht oder verzerrt abgespielt werden. 
  3. Dort können Sie auch angeben, dass und wie lange (in Sekunden, also z.B. 180 = 3 Minuten) eine Aufzeichnung erfolgen soll.
  4. Und dort können Sie die Ziel-Mail-Adresse angeben, an die später eine E-Mail mit der Sounddatei geschickt wird.
  5. Wird eine neue Voicemail für Sie aufgezeichnet, wird das im SwyxIt!-Client im Bereich der "Voicemail"-Taste angezeigt. Ein Klick auf die Taste bringt Sie in Ihr Mail-Programm, dort finden Sie die Mail samt Sounddatei.

Die klassische: Abfrage am Telefon

Wünschen Sie lieber ein Abhören am Telefon (wie früher am klassischen Anrufbeantworter), dann gehen Sie bitte wie folgt vor:

  1. Konfigurieren Sie wie oben beschrieben die Voicebox, so dass aufgezeichnete Nachrichten an Ihre Mail-Adresse weitergeleitet werden.
  2. Öffnen Sie danach ebenfalls im Menü Einstellungen -> Umleitungen konfigurieren den Reiter Standard-Fernabfrage.
  3. Dort geben Sie im Bereich Kontoeinstellungen Ihren IMAP-Mailserver, die Zugangsdaten (Benutzername/Kennwort) und den Mail-Ordner (in der Regel INBOX) an.
  4. Jetzt können Sie von jedem Ihre angemeldeten Telefon oder Clients aus durch Wählen der Kennziffer ##10 in Ihre Voicemails reinhören (abhören/löschen).
  5. Im SwyxIt!-Client finden Sie weiterhin im Bereich der "Voicemail"-Taste eine Anzeige neuer Nachrichten. Mit einem Rechts-Klick auf die Voicemail-Taste und dann auf Eigenschaften können Sie einstellen, ob standardmäßig Ihr E-Mail-Programm geöffnet werden soll (damit Sie die Nachricht dort als Sound-Anhang hören könne), oder ob diese Taste standardmäßig die telefonische Abfrage (##10) starten soll.

Oldschool: Fernabfrage

Eigentlich kennt man es nur noch aus alten Spielfilmen: Man geht zu einer Telefonzelle, ruft seinen eigenen Anrufbeantworter an und kann – ganz klassisch noch mit einem Fernabfrage-Handsender – seine Voicebox fern-abfragen.

Auch eine moderne Telefonanlage beherrscht alte Funktionen:

  1. Konfigurieren Sie die "Abfrage am Telefon" wie oben beschrieben
  2. Unter Einstellungen -> Umleitungen konfigurieren können Sie im Reiter "Standardvoicemail" jetzt generell die Fernabfrage mit der *-Taste aktivieren (erlauben)
  3. Im Reiter "Standard-Fernabfrage" können Sie jetzt die PIN festlegen, die zur Fernabfrage benötigt wird.

 

 

Der Umweg über die Angabe Ihres Mailsservers bei der Abfrage am Telefon (oder der Fernabfrage) ist etwas ungewöhlich und zunächst etwas Aufwand. Er hat aber einen großen Vorteil: Die Abfrage am Telefon sowie der Versand per E-Mail sind immer synchron. Löschen Sie eine Voice-E-Mail in Ihrem Mail-Programm, wird diese auch per Fernabfrage nicht mehr als Nachricht abgespielt. Und umgekehrt, wenn Sie eine Nachricht am Telefon oder per Fernabfrage abhören und ggf. löschen, wird sie auch in Ihrem Mail-Programm als gelesen markiert bzw. gelöscht – auf diese Weise verhindern Sie doppeltes Abhören der gleichen Nachrichten!

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